Projektunterlagen vollständig an einem Ort

Ein Kundenportal bündelt Dokumente, Rückfragen und Bearbeitungsstände für ein Dienstleistungsunternehmen. Kunden reichen Unterlagen direkt zum jeweiligen Projekt ein. Das Team erkennt, was vollständig ist und wo noch etwas fehlt.

Jedes Projekt begann mit dem Suchen und Nachfragen.

Für die Bearbeitung von Kundenprojekten benötigte das Unternehmen verschiedene Angaben und Dokumente. Diese gingen über einzelne E-Mails ein, wurden nachträglich ergänzt oder in neuen Versionen verschickt. Mitarbeitende mussten Dateien zuordnen und fehlende Unterlagen manuell nachfordern.

Der aktuelle Stand wurde zusätzlich in einer Tabelle gepflegt. Kunden konnten nicht selbst sehen, welche Dokumente bereits vorlagen oder noch benötigt wurden. Dadurch entstanden Rückfragen auf beiden Seiten – oft, bevor die eigentliche Projektarbeit beginnen konnte.

Ein gemeinsamer Ort für Unterlagen und Bearbeitungsstände.

Wir haben ein Kundenportal mit persönlichen Zugängen und einer zentralen Projektübersicht implementiert. Kunden sehen dort, welche Angaben und Dokumente benötigt werden, und können diese direkt zum passenden Projekt einreichen.

Intern prüft das Team die eingegangenen Unterlagen und kennzeichnet fehlende oder unvollständige Informationen. Automatische Erinnerungen weisen Kunden auf offene Punkte hin. Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder nur die für ihn vorgesehenen Projekte sieht.

Dokumente und Bearbeitungsstände sind damit direkt am Projekt verfügbar. Das Team kann erkennen, welche Vorgänge bereit für den nächsten Schritt sind.

66666666

00000000

%%%%%%%%

Weniger Verwaltungsaufwand

Im Beispielszenario sinkt der Aufwand für das Zuordnen und Nachfordern von Unterlagen von 60 auf 15 Minuten pro Projekt.

66666666

00000000

%%%%%%%%

Weniger Verwaltungsaufwand

Im Beispielszenario sinkt der Aufwand für das Zuordnen und Nachfordern von Unterlagen von 60 auf 15 Minuten pro Projekt.

66666666

00000000

%%%%%%%%

Weniger Statusanfragen

Im Beispielszenario sinkt die Zahl der Rückfragen zum Bearbeitungsstand von zehn auf vier pro Projekt.

66666666

00000000

%%%%%%%%

Weniger Statusanfragen

Im Beispielszenario sinkt die Zahl der Rückfragen zum Bearbeitungsstand von zehn auf vier pro Projekt.

44444444

55555555

MMMMMMMM

iiiiiiii

nnnnnnnn

Pro Projekt gewonnen

Zeitersparnis im Beispielszenario durch zentrale Unterlagen und automatische Erinnerungen.

44444444

55555555

MMMMMMMM

iiiiiiii

nnnnnnnn

Pro Projekt gewonnen

Zeitersparnis im Beispielszenario durch zentrale Unterlagen und automatische Erinnerungen.

Fragen zur Zusammenarbeit.

Wobei kann Cascade Labs uns helfen?

Wenn Ihr Team regelmäßig Daten kopiert, Informationen zusammensucht oder Abläufe über viele Listen und E-Mails organisiert, lohnt sich ein Gespräch. Wir prüfen, was sich durch Automatisierung, verbundene Programme oder eine eigene Anwendung vereinfachen lässt.

Brauchen wir schon ein fertiges Konzept?

Nein. Ein Beispiel aus Ihrem Arbeitsalltag reicht für den Anfang. Zeigen Sie uns, was aufwendig ist oder nicht zuverlässig funktioniert. Wir helfen Ihnen, daraus eine konkrete Aufgabe und einen sinnvollen nächsten Schritt abzuleiten.

Können wir mit einer einzelnen Aufgabe starten?

Ja. Wir können zunächst einen klar abgegrenzten Ablauf verbessern. So bleibt der Einstieg überschaubar und Sie können die Lösung im Alltag erproben. Weitere Schritte planen wir bei Bedarf gemeinsam.

Müssen wir unsere bestehenden Programme ersetzen?

Häufig können wir mit Ihren vorhandenen Programmen arbeiten und diese miteinander verbinden. Ob das möglich ist, hängt von den Funktionen und Schnittstellen ab. Eine neue Anwendung schlagen wir vor, wenn sie für Ihre Aufgabe einen klaren Vorteil bietet.

Wie werden Kosten und Zeitrahmen festgelegt?

Nach einem ersten Einblick klären wir Umfang, Anforderungen und technische Voraussetzungen. Darauf aufbauend erhalten Sie ein Angebot mit Kosten und Zeitrahmen. Ist zunächst eine genauere Analyse nötig, vereinbaren wir deren Umfang und Kosten vorab.

Wie viel Zeit muss unser Team einbringen?

Wir brauchen Einblick in den aktuellen Ablauf, passende Beispieldaten und Rückmeldungen zur Lösung. Dafür vereinbaren wir feste Ansprechpartner und gezielte Abstimmungen. Den voraussichtlichen Aufwand besprechen wir vor Projektbeginn.

Was passiert nach der Einführung?

Wir bieten Support und Weiterentwicklung nach Vereinbarung an. Dabei klären wir, wer für welche Aufgaben zuständig ist und welche laufenden Kosten entstehen. Die Lösung wird dokumentiert, damit sie nachvollziehbar bleibt.

Kommt dabei immer KI zum Einsatz?

Nein. Viele Aufgaben lassen sich mit festen Regeln oder einer Schnittstelle lösen. KI kann beispielsweise beim Verarbeiten von Texten und Dokumenten helfen. Wir prüfen, ob sie für Ihre Aufgabe geeignet ist und welche Kontrollen notwendig sind.